Gezien de huidige situatie betreffende de Corona/covid 19, zijn wij genoodzaakt om deze activiteit anders in te vullen dan normaal. Er wordt geen BBQ georganiseerd voorafgaand aan de algemene vergadering. De activiteit wordt in open lucht georganiseerd, met de nodige maatregelen. Het dragen van een mondmasker wordt aangeraden.  Er wordt niet in drank/eten voorzien door Kajira. Dit dien je zelf mee te nemen.

INSCHRIJVEN VERPLICHT, zodanig dat we het aantal aanwezige personen en de te voorziene plaats kunnen inschatten.

Omstreeks 19u zal onze algemene vergadering plaatsvinden. Tijdens deze algemene vergadering wordt de mogelijkheid gegeven aan elk lid om zijn/haar/hun/diens mening te geven over eender welk onderwerp met betrekking tot Kajira. Dit kan over vanalles gaan: vragen, opmerkingen, klachten, ideeën, complimentjes... Hieraansluitend komt de verkiezing van het presidium 2020-2021 aan bod.

Om stemrecht te hebben dien je minstens aan 5 activiteiten deelgenomen te hebben dit academiejaar. (Gezien de coronacrisis wordt ook rekening gehouden met online activiteiten en specifieke omstandigheden)
(Kandidaatstelling is niet onderhevig aan een minimumvereiste. Iedereen kan zich kandidaat stellen voor een functie).

Heb je interesse in meer dan alleen komen naar onze activiteiten? Wil je je steentje bijdragen?  Spreekt een bestuurs- of medewerkersfunctie jou aan?  lees dan zeker hieronder verder, er zijn mogelijkheden genoeg! 

• Een bestuurslid is iemand die naast hun specifieke taak ook algemeen geëngageerd is: helpt de algemene werking te verzorgen, regelmatig aanwezig is, eens een activiteit organiseert, naar de vergaderingen komt, tijdig reageert op posts in het bestuursforum, ten gepaste tijde mee nadenkt over de toekomst van de vereniging, etc. Bestuursleden hebben stemrecht op de vergaderingen en krijgen een bestuurslint.

• Een medewerker is iemand die zich engageert voor een specifieke taak, die deze doorheen het jaar vervult, zonder verdere verplichtingen of engagement. Ze zijn welkom op vergaderingen en hebben spreekrecht, maar moeten niet aanwezig zijn en hebben geen stemrecht.

Aan elke kandidaat worden zeker onderstaande vragen gesteld:
-Volgend jaar student? richting?
-Eerdere ervaring binnen een vereniging of binnen het takenpakket (bv penning/financiën)
-Motivatie
Andere vragen kunnen het moment zelf ook gesteld worden.

Interesse in een functie, maar kan je wegens omstandigheden niet aanwezig zijn? Geen paniek, contacteer iemand van het huidige bestuur met jouw kandidatuurstelling(en) en motivatie.

Hieronder staan de verschillende functies en takenpakketten die elementair opengesteld worden. Wil je graag meehelpen in een functie die momenteel niet beschreven staat? Contacteer gerust onze Praeses Lau of contacteer ons via mail of facebook.

1. Statutaire posities

Voor deze bestuursposities moet je UGent-student zijn (i.e. voor >=27 studiepunten ingeschreven in een bachelor- of masteropleiding aan de UGent). Je verwerft speciale toegang tot het platform van de dienst studentenactiviteiten via je UGent-account.

Praeses

De praeses roept de bestuursvergaderingen samen, zit deze voor en zorgt voor de nodige voorbereiding (i.s.m. de vice-praeses). De praeses is de eindverantwoordelijke van de werking, heeft een bankkaart van de vereniging en toegang tot de rekening, en staat op alle aspecten in voor de goede werking van de vereniging. In het belang van de vereniging neemt de praeses tevens alle maatregelen waartoe noodwendigheid zich noopt. In de mate van het mogelijke is de praeses aanwezig op alle activiteiten. Twee of meer jaar bestuurservaring hebben is aanbevolen voor deze positie.

Vice-praeses

De vice-praeses volgt het doen en laten van de praeses op de voet en staat klaar om in te springen wanneer de praeses door omstandigheden niet in staat is diens taak te vervullen. De vice-praeses coördineert samen met de praeses de opvolging van ieders taken en de uitvoering van de door de vergadering genomen beslissingen (beide aan de hand van het verslag opgesteld door de secretaris). Een of meer jaar bestuurservaring hebben is aanbevolen voor deze positie.

Penning

De penningmeester heeft de verantwoordelijkheid over de financiën van de vereniging, heeft een bankkaart van de vereniging, beheert de rekening en brengt op de vergadering transparant verslag uit van de financiële status en van de winsten of verliezen tijdens voorbije activiteiten.

Indien er geen hulppenning verkozen wordt, vervult de penning ook deze taak: na elke activiteit met subsidieerbare uitgaven, stelt hij/zij/die binnen de twee weken een financieel verslag op in de template van de Dienst Studentenactiviteiten, en verzamelt hierbij de originele bewijsstukken (rekeningetjes e.d.) om dit te staven.

Webverantwoordelijke

De webmaster is de eindverantwoordelijke voor de website.

Indien er geen webmaster verkozen wordt, vervult de webverantwoordelijke ook deze taak: het onderhouden van de website en mogelijke problemen op te lossen (en dan is programmeerervaring nodig om de taak naar behoren uit te voeren).

De vier bovengenoemde functies moeten door minstens 3 verschillende personen ingevuld worden om een geldig bestuur te krijgen.

2. Niet-statutaire bestuursposities

Praatavondverantwoordelijke (1 of 2 personen)

- Takenpakket 1: deze persoon regelt alle communicatie met en coaching van de tafelleiders: vooraf hen met de nodige kennis voorzien om het gesprek in goede banen te leiden, nadien hen feedback geven en desgevallend eerst deze feedback bij de leden verzamelen.

- Takenpakket 2: deze persoon zorgt (lang voor elke praatavond) voor gepaste onderwerpen en bijhorende vragen, en houdt deze ook digitaal in toegankelijk formaat bij voor zijn/haar/hun opvolgers.

PR Intern (1 of 2 personen)

- Takenpakket 1: De communicatieverantwoordelijke staat in voor de binnenkomende communicatie en om hierop te reageren. Hiervoor volgt hij/zij/die de mailbox en berichten via sociale media op.

- Takenpakket 2: De communicatieverantwoordelijke beheert de sociale media waaronder Facebook, FetLife, Twitter, Instagram... Hier worden advertenties geplaatst door deze persoon en geboost (eventueel kan deze persoon ook medewerker zijn, zolang de persoon met takenpakket 1 maar bestuurslid is).

Informatiebeheerder

De informatiebeheerder staat in voor een goede informatie-overdracht tussen jaren, het niet verloren gaan van opgedane ervaring en het maximaal benutten van de aanwezige ervaring.concreet houdt dit het volgende in:

Draaiboeken bijhouden/bijwerken (handleidingen voor bepaalde zaken) , back-ups maken, structuur bewaken in de Google drive.

DSA/WVK-vertegenwoordiger (Ugent student)

DSA/WVK-vertegenwoordiger gaat naar alle WVK-vergaderingen. Deze persoon geeft vooraf onze activiteiten door aan de DSA via het controlepaneel (via website). Daarnaast is hij/zij/die verantwoordelijk om het jaarverslag in te dienen (1x per jaar).

De DSA is de dienst studentenadministratie van UGent. het WVK is ons konvent, namelijk het Werkgroepen en Verenigingen Konvent.  Deze vergaderingen gaan 1 maal om de 2 a 3 maanden door.
Het jaarverslag is een oplijsting van onze activiteiten van het voorbije jaar.

Sponsorverantwoordelijke

- Takenpakket 1: De sponsorverantwoordelijke gaat op zoek naar potentiële sponsors.

- Takenpakket 2: De sponsors contacteren en onderhandelen over een billijke samenwerking.

(eventueel te verdelen over 2 personen die al een andere taak hebben)

3. Bestuurs- of medewerkersposities

Dit zijn taken waarvan je zelf kan kiezen of je ze als bestuurslid of als medewerker opneemt, naargelang je eigen interesse en engagement.

Secretaris

Deze persoon neemt de audio van de vergaderingen op (of krijgt audio van iemand die aanwezig is) en schrijft hierover een verslag met de concrete beslissingen en taakverdeling.

Buddyverantwoordelijke

Wanneer deze persoon bericht krijgt van de communicatieverantwoordelijke dat iemand een buddy zoekt, regelt de buddyverantwoordelijke een gepaste buddy voor de nieuwkomer; achteraf volgt de buddyverantwoordelijke bij beide partijen op hoe dit contact verlopen is en geeft feedback aan de buddy.

Hulppenning

Na elke activiteit met subsidieerbare uitgaves, stelt de hulppenning binnen de twee weken een financieel verslag op in de template van de Dienst Studentenactiviteiten, en verzamelt hierbij de originele bewijsstukken (rekeningetjes e.d.) om dit te staven.

Activiteitenverantwoordelijke (meerdere personen mogelijk)

Heb je een neus voor leuke activiteiten? Ben je creatief en vindingrijk? Of leid je gewoonweg graag een activiteit in goede banen?
Dan heb je met deze functie de mogelijkheid om je daar specifiek op toe te spitsen!
Als activiteitenverantwoordelijke is je hoofdtaak om (niet-praatavond)activiteiten te organiseren van begin tot einde. Dit kan er één of meerdere zijn, afhankelijk van jouw mogelijkheden. Welke kies je grotendeels zelf; voor de meeste types activiteiten zijn er al draaiboeken (bv Quiz) voorhanden en uiteraard kan je op ondersteuning van je medebestuur rekenen.

Enkele activiteiten zouden kunnen zijn: Kinky quiz/ jeneveravond/knutselactiviteit etc...  Maar daarnaast zijn creatieve/nieuwe activiteiten meer dan welkom!

Locatieverantwoordelijke

Deze persoon houdt zich bezig met alle lokaalreservaties te plaatsen (mail, telefoon, sms, langsgaan, ... naargelang de activiteit) en op te volgen. Zo is er één centraal aanspreekpunt voor alles wat de locaties van de activiteiten betreft.

Webmaster (in samenwerking met webverantwoordelijke)

In deze positie ben je verantwoordelijk voor het onderhouden van de website en mogelijke problemen op te lossen. Programmeerervaring (bij voorkeur in PHP/MySQL/javascript) is hiervoor nodig.

Opslagbeheerder

Deze persoon beheert de fysieke kajira-eigendommen en houdt er de inventaris ervan ten alle tijde up to date. Voor elke activiteit waarvoor materiaal nodig (bekers, bestek, versiering, de vlag, de hamer, knutselmateriaal, etc.) contacteert de verantwoordelijke van die activiteit de opslagbeheerder om het nodige materiaal op te halen & nadien terug te brengen (dat laatste is dus expliciet niet de verantwoordelijkheid van de opslagbeheerder).

Transportverantwoordelijke

Deze persoon staat in voor transport (doorgaans per auto) van items die niet eenvoudig mee te nemen zijn naar of van activiteiten (microgolfoven transporteren per auto, kassa in veiligheid leggen in de auto als er nadien uitgegaan wordt, etc).

Posterverantwoordelijke

De posterverantwoordelijke maakt 3-4 weken voor elke activiteit een passende poster zodanig dat deze door de communicatieverantwoordelijke op de website en via sociale media gedeeld (en bij grotere activiteiten door iedereen opgehangen) kunnen worden.

4. Medewerkersfuncties (niet bestuur) kan gecombineerd worden met een andere bestuursfunctie.

Senior tijdens Cantussen

Cantussen voorbereiden, leiden, aanstellen van cantor en zeden, etc. Deze taak is enkel verkiesbaar indien de verkozen praeses niet onderlegd is in het cantussen.

Fysieke adverteerder (reclame-team)

Deze persoon is verantwoordelijk voor het coordineren van het ophangen van posters (in UGent-gebouwen, in cafes, etc.) en uitdelen of ergens leggen van flyers.

Scout

Een scout zoekt naar interessante events e.d. via Fetlife en andere sociale media. Dit kan gaan over kinky cultuuractiviteiten, een leuke teambuilding, een debat over een aanverwant onderwerp bij een andere vereniging, etc.

Tafelverdeler praatavond

Deze functie heeft als opzet de praatavondverantwoordelijke bij te staan met het indelen van de groepen op het moment zelf. De aanwezige mensen noteren en tot evenwichtige groepen komen.

Kajira's little helper (een of meerdere personen)

Kajira's little helpers hebben geen specifieke verantwoordelijkheid, maar helpen het bestuur bij het uitvoeren van routinetaken allerhande (dingen gaan kopen in de winkel, zaal klaarzetten bij activiteiten, etc...)