Als afsluiter van ons academie-jaar verwelkomen we al onze leden op een gezellig samenzijn. We voorzien een BBQ, waarbij iedereen zijn eigen eten en drinken mag meenemen. Gezien de datum, gaan we natuurlijk uit van schitterend weer. Wij kijken er alvast naar uit, Amusement verzekerd!

Tijdens deze gezellige bijeenkomst, is het een ideaal moment om te reflecteren over het voorbije acadamie-jaar. Er wordt de ruimte gegeven aan iederen die het wenst, om het woord te nemen. Dit kan over vanalles gaan:  vragen, opmerkingen, klachten, Ideeën, complimentjes,...

Gezien het de laatste officiële activiteit is van het academie-jaar 2018-2019,  betekent dat ook dat het huidige bestuur op zijn einde loopt.  De BBQ is dan ook het geschikte moment om onze bestuursploeg van 2019-2020 te verkiezen en samen te stellen.

(Heb je interesse, maar kan je wegens omstandigheden niet aanwezig zijn op de BBQ en bijgevolg de verkiezing? Geen paniek, contacteer iemand van het huidige bestuur met jouw kandidatuurstelling(en) en motivatie.

(Om stemrecht te hebben dien je minstens aan 5 activiteiten deelgenomen te hebben dit academiejaar)

Heb je interesse in meer dan alleen komen naar onze activiteiten? Wil je je steentje bijdragen?  Spreekt een bestuurs- of medewerkersfunctie jou aan?  lees dan zeker hieronder verder, er zijn mogelijkheden genoeg! 

• Een bestuurslid is iemand die naast hun specifieke taak ook algemeen geëngageerd is: helpt de algemene werking te verzorgen, regelmatig aanwezig is, eens een activiteit organiseert, naar de vergaderingen komt, tijdig reageert op posts in het bestuursforum, ten gepaste tijde mee nadenkt over de toekomst van de vereniging, etc. Bestuursleden hebben stemrecht op de vergaderingen en krijgen een bestuurslint.

• Een medewerker is iemand die zich engageert voor een specifieke taak, die deze doorheen het jaar vervult, zonder verdere verplichtingen of engagement. Ze zijn welkom op vergaderingen en hebben spreekrecht, maar moeten niet aanwezig zijn en hebben geen stemrecht.

Hieronder staan de verschillende functies en takenpakketten die we zouden moeten ingevuld krijgen (en natuurlijk is het toegelaten om meerdere functies of taken op te nemen).

1. Statutaire posities

Voor deze bestuursposities moet je UGent-student zijn (i.e. voor >=27 studiepunten ingeschreven in een bachelor- of masteropleiding aan de UGent); je verwerft speciale toegang tot het platform van de dienst studentenactiviteiten via je UGent-account.

Praeses

De praeses roept de bestuursvergaderingen samen, zit deze voor en zorgt voor de nodige voorbereiding (i.s.m. de vice-praeses). De praeses is de eindverantwoordelijke van de werking, heeft een bankkaart van de vereniging en toegang tot de rekening, en staat op alle aspecten in voor de goede werking van de vereniging. In het belang van de vereniging neemt de praeses tevens alle maatregelen waartoe noodwendigheid zich noopt. In de mate van het mogelijke is de praeses aanwezig op alle activiteiten. Twee of meer jaar bestuurservaring hebben is aanbevolen voor deze positie.

Vice-praeses

De vice-praeses volgt het doen en laten van de praeses op de voet en staat klaar om in te springen wanneer de praeses door omstandigheden niet in staat is diens taak te vervullen. De vice-praeses coördineert samen met de praeses de opvolging van ieders taken en de uitvoering van de door de vergadering genomen beslissingen (beide aan de hand van het verslag opgesteld door de secretaris). Een of meer jaar bestuurservaring hebben is aanbevolen voor deze positie.

Penning

De penningmeester heeft de verantwoordelijkheid over de financiën van de vereniging, heeft een bankkaart van de vereniging, beheert de rekening en brengt op de vergadering transparant verslag uit van de financiële status en van de winsten of verliezen tijdens voorbije activiteiten.

Indien er geen hulppenning verkozen wordt, vervult de penning ook deze taak: na elke activiteit met subsidieerbare uitgaven, stelt hij/zij/die binnen de twee weken een financieel verslag op in de template van de Dienst Studentenactiviteiten, en verzamelt hierbij de originele bewijsstukken (rekeningetjes e.d.) om dit te staven.

Webverantwoordelijke

De webmaster is de eindverantwoordelijke voor de website.

Indien er geen webmaster verkozen wordt, vervult de webverantwoordelijke ook deze taak: het onderhouden van de website en mogelijke problemen op te lossen (en dan is programmeerervaring nodig om de taak naar behoren uit te voeren).

De vier bovengenoemde functies moeten door minstens 3 verschillende personen ingevuld worden om een geldig bestuur te krijgen.

2. Bestuursposities

(i.e. taken die je moet als bestuurslid doen)

Praatavond (1 of 2 personen)

- Takenpakket 1: deze persoon regelt alle communicatie met en coaching van de tafelleiders: vooraf hen met de nodige kennis voorzien om het gesprek in goede banen te leiden, nadien hen feedback geven en desgevallend eerst deze feedback bij de leden verzamelen.

- Takenpakket 2: deze persoon zorgt (lang voor elke praatavond) voor gepaste onderwerpen en bijhorende vragen, en houdt deze ook digitaal in toegankelijk formaat bij voor zijn/haar/hun opvolgers.

PR Intern (1 of 2 personen)

- Takenpakket 1: De communicatieverantwoordelijke staat in voor de binnenkomende communicatie en om hierop te reageren. Hiervoor volgt hij/zij/die de mailbox en berichten via sociale media op.

- Takenpakket 2: De communicatieverantwoordelijke beheert de sociale media waaronder Facebook, FetLife, Twitter, Instagram, ... Hier worden advertenties geplaatst door deze persoon en geboost. [eventueel kan deze persoon ook medewerker zijn, zolang de persoon met takenpakket 1 maar bestuurslid is]

Informatiebeheerder

De informatiebeheerder staat in voor een goede informatie-overdracht tussen jaren, het niet verloren gaan van opgedane ervaring en het maximaal benutten van de aanwezige ervaring.concreet houdt dit het volgende in:

Draaiboeken bijhouden/bijwerken (handleidingen voor bepaalde zaken) , back-ups maken, structuur bewaken in de Google drive.

DSA/WVK-vertegenwoordiger (Ugent student)

DSA/WVK-vertegenwoordiger gaat naar alle WVK-vergaderingen. Deze persoon geeft vooraf onze activiteiten door aan de DSA via het controlepaneel(via website). Daarnaast is hij/zij/die verantwoordelijk om het jaarverslag in te dienen (1x per jaar).

De DSA is de dienst studentenadministratie van Ugent. het wvk is ons konvent, namelijk het Werkgroep-en verenigings konvent.  Deze vergaderingen gaan 1x om de 2 a 3 maanden door.
Het jaarverslag is een oplijsting van onze activiteiten van het voorbije jaar.

Sponsorverantwoordelijke

(eventueel te verdelen over 2 personen die al een andere taak hebben)

Takenpakket 1: De sponsorverantwoordelijke gaat op zoek naar potentiële sponsors.

Takenpakket 2: De sponsors contacteren en onderhandelen over een billijke samenwerking.

3. Bestuurs- of medewerkersposities

(taken waarvan je zelf kan kiezen of je ze als bestuurslid of als medewerker opneemt, naargelang je eigen interesse en engagement)

Hulppenning

Na elke activiteit met subsidieerbare uitgaves, stelt de hulppenning binnen de twee weken een financieel verslag op in de template van de Dienst Studentenactiviteiten, en verzamelt hierbij de originele bewijsstukken (rekeningetjes e.d.) om dit te staven.

Activiteitenverantwoordelijke (meerdere personen mogelijk)

Heb je een neus voor leuke activiteiten? Ben je creatief en vindingrijk? Of leid je gewoonweg graag een activiteit in goede banen?
Dan heb je met deze functie de mogelijkheid om je daar specifiek op toe te spitsen!
Als activiteitenverantwoordelijke is je hoofdtaak om (niet-praatavond)activiteiten te organiseren van begin tot einde. Dit kan er één of meerdere zijn, afhankelijk van jouw mogelijkheden. Welke kies je grotendeels zelf; voor de meeste types activiteiten zijn er al draaiboeken (bv Quiz) voorhanden en uiteraard kan je op ondersteuning van je medebestuur rekenen.

Enkele activiteiten zouden kunnen zijn: Kinky quiz/ jeneveravond/knutselactiviteit etc...  Maar daarnaast staan we altijd open voor nieuwe activiteiten

Webmaster

In deze positie ben je verantwoordelijk voor het onderhouden van de website en mogelijke problemen op te lossen. Programmeerervaring (bij voorkeur in PHP/MySQL/javascript) is hiervoor nodig.

Locatieverantwoordelijke

Deze persoon houdt zich bezig met alle lokaalreservaties te plaatsen (mail, telefoon, sms, langsgaan, ... naargelang de activiteit) en op te volgen. Zo is er één centraal aanspreekpunt voor alles wat de locaties van de activiteiten betreft.

Opslagbeheerder

Deze persoon beheert de fysieke kajira-eigendommen en houdt er de inventaris ervan ten alle tijde up to date. Voor elke activiteit waarvoor materiaal nodig (bekers, bestek, versiering, de vlag, de hamer, knutselmateriaal, etc.) contacteert de verantwoordelijke van die activiteit de opslagbeheerder om het nodige materiaal op te halen & nadien terug te brengen (dat laatste is dus expliciet niet de verantwoordelijkheid van de opslagbeheerder).

Transportverantwoordelijke

Deze persoon staat in voor transport (doorgaans per auto) van items die niet eenvoudig mee te nemen zijn naar of van activiteiten (microgolfoven transporteren per auto, kassa in veiligheid leggen in de auto als er nadien uitgegaan wordt, etc).

Secretaris

Deze persoon neemt de audio van de vergaderingen op (of krijgt audio van iemand die aanwezig is) en schrijft hierover een verslag met de concrete beslissingen en taakverdeling.

Buddyverantwoordelijke

Wanneer deze persoon bericht krijgt van de communicatieverantwoordelijke dat iemand een buddy zoekt, regelt de buddyverantwoordelijke een gepaste buddy voor de nieuwkomer; achteraf volgt de buddyverantwoordelijke bij beide partijen op hoe dit contact verlopen is en geeft feedback aan de buddy.

Posterverantwoordelijke

De posterverantwoordelijke maakt 3-4 weken voor elke activiteit een passende poster zodanig dat deze door de communicatieverantwoordelijke op de website en via sociale media gedeeld (en bij grotere activiteiten door iedereen opgehangen) kunnen worden.

4. Posities die enkel als medewerker kunnen

Senior tijdens Cantussen

Cantussen voorbereiden, leiden, aanstellen van cantor en zeden, etc. Deze taak is enkel verkiesbaar indien de verkozen praeses niet onderlegd is in het cantussen.

Fysieke adverteerder (reclame-team)

Deze persoon is verantwoordelijk voor het coordineren van het ophangen van posters (in UGent-gebouwen, in cafes, etc.) en uitdelen of ergens leggen van flyers.

Scout

Een scout zoekt naar interessante events e.d. via Fetlife en andere sociale media. Dit kan gaan over kinky cultuuractiviteiten, een leuke teambuilding, een debat over een aanverwant onderwerp bij een andere vereniging, etc.

Tafelverdeler praatavond

Deze functie heeft als opzet de praatavondverantwoordelijke bij te staan met het indelen van de groepen op het moment zelf. De aanwezige mensen noteren en tot evenwichtige groepen komen.

Kajira's little helper (een of meerdere personen)

Kajira's little helpers hebben geen specifieke verantwoordelijkheid, maar helpen het bestuur bij het uitvoeren van routinetaken allerhande (dingen gaan kopen in de winkel, zaal klaarzetten bij activiteiten, etc...)